Если у Вас имеются вопросы по данной теме или необходима консультация и помощь — вы можете написать нашим специалистам через форму обратной связи — и мы обязательно рассмотрим обращение!
Почему важно правильно задокументировать собрание? Потому что благодаря такому документальному подтверждению садоводы всегда смогут убедиться, а председатель — доказать, что процедура голосования проведена по закону, и принятые решения легитимны, а значит обязательны для исполнения всеми садоводами.
Некоторые документы возникают в процессе проведения собрания, другие же используются как вспомогательные, хотя могут быть созданы и существовать независимо от собрания.
Решение о проведении ОС
В зависимости от того, кто инициирует собрание, таким документом может быть:
— Протокол заседания правления с решением о проведении ОС, повесткой дня, закрепленной формой проведения голосования (очная/заочная).
Обратите внимание! Протоколы заседаний правления хранятся в делах товарищества не менее 49 лет (п.6 ст.21 ФЗ-217).
— Если собрание инициировано группой садоводов (внеочередное собрание) — письменное требование о проведении собрания, решение инициативной группы со списком садоводов и подписями, с указанием вопросов повестки и предлагаемых вариантов решения по ним (п.10 ст.17 ФЗ-217).
— Решение ревизионной комиссии о проведении внеочередного собрания, с подписями членов ревизионной комиссии и указанием вопросов повестки.
— Требование органа местного самоуправления о проведении общего собрания, с указанием вопросов повестки.
При этом, если собрание инициируют садоводы, ревизоры или органы власти, документально оформленное “требование о проведении внеочередного общего собрания членов товарищества вручается лично председателю товарищества либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении председателю товарищества или в правление товарищества по месту нахождения товарищества” (п.9 ст.17 ФЗ-217).
Уведомление о собрании
Оформляется и рассылается садоводам с учетом всех требований закона (п.13-18 ст.17 ФЗ-217), независимо от того, кто инициирует собрание — правление, садоводы, органы местного самоуправления.
Уведомить нужно не менее чем за две недели до собрания: направить уведомление по адресам, указанным в реестре (почтовым или электронным); разместить на сайте товарищества; вывесить на информационном щите; можно разместить в СМИ.
Уведомление должно содержать повестку с четко сформулированными вопросами (без расплывчатых пунктов “разное” и “прочее”), дату, время, место проведения собрания.
Обратите внимание на новшество в законодательстве, касающееся в том числе и уведомления о собрании, а именно — новый пункт 6.1 ст.17 ФЗ-217 ( введен ФЗ-369 от 09.11.2020 г.):
“Уставом товарищества могут определяться конкретный день, время, место проведения и повестка ежегодного общего собрания членов товарищества, а также порядок ознакомления с проектами документов и иными материалами, планируемыми к рассмотрению на таком общем собрании членов товарищества. В этом случае ежегодное общее собрание членов товарищества по вопросам, указанным в уставе товарищества, проводится без их предварительного уведомления. В случае проведения ежегодного общего собрания членов товарищества в указанный день по иным вопросам, предусмотренным частью 1 настоящей статьи, члены товарищества, а также лица, указанные в части 1 статьи 5 настоящего Федерального закона (в случае включения в повестку такого общего собрания членов товарищества вопросов, указанных в части 16 настоящей статьи), должны быть проинформированы о перечне вопросов, включенных в повестку такого общего собрания членов товарищества, в порядке, предусмотренном частями 13 — 17 настоящей статьи.”
То есть, если в уставе вашего СНТ уже закреплена информация о ежегодном очередном собрании, то о нем можно дополнительно не уведомлять садоводов, при условии, что повестка, дата, время и место проведения собрания не изменены. Как только появляются малейшие изменения, уведомление о собрании станет вновь необходимо.
Проекты документов, которые планируется утвердить на собрании
Эти документы должны быть готовы для ознакомления не менее чем за 7 дней до собрания. Их можно разместить на сайте товарищества; на информационном щите или в доме правления — с видеофиксацией/фотофиксацией, чтобы можно было доказать факт своевременного предоставления документов садоводам для ознакомления. Можно разослать по адресам электронной почты, указанным в реестре членов.
Реестр членов
Реестр членов товарищества и список индивидуалов могу вестись раздельно, а могут представлять собой единый документ с пометками — кто есть кто. Реестр ведется независимо от собраний, но активно используется при их проведении.
Важно поддерживать реестр в актуальном виде. Кворум на собраниях считаем от членов — значит, важно четко понимать, кто является членом на момент проведения собрания. Это понимание важно и для подсчета количество голосов по различным вопросам повестки. Ведь необходимо разграничивать: вопросы, по которым голосуют индивидуалы наравне с членами, и вопросы, по которым голосуют только члены СНТ; вопросы, где решение принимается простым большинством голосов, и вопросы, где решает квалифицированное большинство в две трети от числа присутствующих на собрании членов товарищества.
Доверенности
Доверенности на участие в собрании/голосовании должны быть в конечном итоге приложены к протоколу собрания (оригиналы или копии).
Достаточно простой письменной формы доверенности, оформленной в соответствии с требованиями ст.185-189 ГК РФ. Нотариально заверять не нужно.
Регистрационный список /явочный лист
Унифицированной формы списка нет.
В шапке списка указываем: «список участников собрания СНТ “,,,”», название собрания (очередное, внеочередное), место проведения собрания, дата проведения собрания. Заголовок списка участников собрания может быть рукописным или печатным, но исправления в заголовке не допускаются. Понятно, что данные в шапке регистрационного листа должны совпадать с данными в шапке протокола собрания (тип собрания, дата, место проведения). Совпадать должно и количество участников собрания.
Сам список удобно создавать в виде таблицы из пяти столбцов: 1 — номер записи; 2 — номер земельного участка участника собрания; 3 — фамилия участника собрания; 4 — отметка о представительстве — “лично” или фамилия доверенного лица (если член товарищества участвует в собрании через доверенное лицо); 5 — подпись участника собрания или его доверенного лица.
Список прикладываем к протоколу собрания.
Бюллетени/бланки для голосования
Удобнее использовать подготовленные заранее печатные формы, чем голосовать руками и пытаться верно подсчитать количество этих самых рук в жестких условиях собрания. Тем более, когда садоводов в товариществе не 40 человек, а несколько сотен.
Форма бланков не унифицирована — готовим их самостоятельно, в зависимости от специфики собрания, количества вопросов.
Можно составить два вида бюллетеней — для членов СНТ и для индивидуалов. Они будут отличаться количеством вопросов.
В бюллетене должно быть:
— форма проведения ОС;
— дата заполнения и подачи бюллетеня (при заочном голосовании — дата начала и окончания приема бюллетеней);
— ФИО голосующего/его представителя; номер участка;
— вопросы повестки/решения, четко и однозначно сформулированные, и варианты голосования по каждому из них.
Неподписанный бюллетень считается недействительным.
При заочном голосовании: сдать бюллетень можно лично под роспись, либо в урну для голосования; можно направить почтой по юридическому адресу товарищества.
Протокол ОС
Пункт 25 ст.17 ФЗ-217 содержит некоторые требования к оформлению протокола ОС:
“Решения общего собрания членов товарищества оформляются протоколом с указанием результатов голосования и приложением к нему списка с подписью каждого члена товарищества либо каждого представителя члена товарищества, принявших участие в общем собрании членов товарищества. Протокол общего собрания членов товарищества подписывается председательствующим на общем собрании членов товарищества. ..”
Также к протоколу прилагаются решения в письменной форме голосовавших заочно садоводов (при очно-заочной форме). Результаты голосования индивидуалов оформляются аналогично решениям членов СНТ и тоже прилагаются к протоколу.
Требования к оформлению протоколов общих собраний содержатся и в нормах ст. 181.2 «Принятие решения собрания» ГК РФ.
Протокол общего собрания СНТ содержит:
— название товарищества;
— вид документа (ПРОТОКОЛ);
— дата и номер документа; дата, до которой принимались бланки голосования — для заочного голосования;
— место проведения собрания;
— форма проведения(ОЧЕРЕДНОЕ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ ЧЛЕНОВ);
— сведения о председателе собрания;
— сведения о секретаре собрания;
— сведения о числе присутствующих на собрании ( в том числе через доверенных лиц) и общем числе членов товарищества;
— сведения о приглашенных;
— повестка собрания;
— сведения о ходе и результатах обсуждения вопросов повестки — по каждому вопросу повестки отдельно;
— перечисление прилагаемых документов;
— сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
— сведения о лицах, производивших подсчет голосов;
— подпись председательствующего на собрании;
— подпись секретаря собрания;
— печать садоводческого товарищества.
Протокол может быть оформлен в рукописном или печатном виде. Заверяется печатью товарищества.
Статья 21 ФЗ-217 Ведение делопроизводства в товариществе подсказывает, чьи подписи должны быть в протоколах общих собраний и протоколах заседаний правления:
протокол очного собрания подписывает председательствующий на собрании и секретарь;
протокол заочного собрания и протокол заседания правления подписывает председатель товарищества.
Приложения к протоколам должны храниться вместе с протоколом: регистрационный лист, бланки голосования, утвержденные на собрании документы; доверенности на голосование; другие документы.
Садоводы — как члены СНТ, так и индивидуалы — имеют право по заявлению знакомиться и получать за плату заверенные должным образом копии протоколов общих собраний (п.3 ст.11 ФЗ-217 и про индивидуалов — п.7 ст. 5 ФЗ-217).
Заверенные копии протоколов ОС и заседаний правления или заверенные выписки из этих протоколов предоставляются членам СНТ и индивидуалам по их письменному требованию (п.7 ст.21 ФЗ-217).
Обратите внимание! Протоколы общих собраний подлежат хранению в делах товарищества не менее 49 лет (п.6 ст.21 ФЗ-217).
Законом не оговорен срок, в который протокол должен быть составлен. Также закон не запрещает вносить в протокол правки, если вдруг обнаружилась какая-то ошибка. Но делать это нужно правильно: изменяют протокол только лица, его составившие и подписавшие; изменения документируются надлежащим образом. Составляется документ “Изменение/дополнение к протоколу”, в котором указывают основание для внесения изменений, суть изменений, дату внесения изменений. Подписывают те же лица, которые составляли протокол, и председатель товарищества. Ставится печать. Изначальный протокол не перепечатывают, а лишь делают в нем пометку “внесены изменения от …”, документ об изменениях прилагают к протоколу.
Понятно, что не любое изменение протокола оправдано. Необоснованное изменение протокола (например, исправление числа присутствующих с целью добиться кворума, подделка регистрационного листа и т.п.) может быть квалифицировано как мошенничество.
Решение собрания
Это не весь протокол целиком, а лишь принятые собранием решения, некий итог и закрепление результатов собрания в удобной для оглашения сжатой форме.
Оформляем и доводим до сведения садоводов — сайт, информационный щит, СМИ.
Важно!!! Любой юридически доказуемый способ: мессенджеры (чаты), смс -рассылка, временный сайт, о котором никто не знал до собрания — не совсем удачные с юридической точки зрения способы.
Видеоматериалы по теме:
Если у Вас имеются вопросы по данной теме или необходима консультация и помощь — вы можете написать нашим специалистам через форму обратной связи — и мы обязательно рассмотрим обращение!
