Передача дел при смене председателя СНТ

Если у Вас имеются вопросы по данной теме или необходима консультация и помощь — вы можете написать нашим специалистам через форму обратной связи — и мы обязательно рассмотрим обращение!

Если вас избрали председателем СНТ, одной из первых ваших задач будет принять дела у предшественника.

Сразу оговоримся, что речь будем вести о законной смене власти в товариществе, не о переворотах и захватах.

Сконцентрируемся на варианте, когда вас выбрало на пост председателя грамотно организованное общее собрание, проголосовало за вас квалифицированное большинство в количестве ⅔ от числа присутствующих на ОС членов СНТ. Голоса подсчитаны, протокол с решением имеется. Никто ваши выборы не оспаривает. Так бывает!

Что дальше? Как действовать старым и новым органам товарищества, и какие документы необходимо передать?

Прежде чем передавать дела, нужно заняться регистрацией нового председателя в налоговой инспекции.

Регистрация в налоговой

Законом четко оговорены сроки и процедура регистрации нового председателя в налоговой, а точнее — в ЕГРЮЛ. Так что после выборов прежде всего нужно заняться регистрацией. А потом уже осуществить передачу дел, архивов, печати и ключей.

Сведения о председателе — лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица — должны содержаться в ЕГРЮЛ согласно ФЗ-129 “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”. Порядок внесения изменений в ЕГРЮЛ о юрлице, не требующих изменения устава, прописан в ст.18 закона.

С 26 апреля 2021 года увеличился срок, в который необходимо сообщить в налоговую об изменениях  сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ — например, о смене председателя — с трех до семи рабочих дней (п.5 ст.5 ФЗ-129). То есть у СНТ есть семь рабочих дней после собрания, чтобы предоставить в налоговую протокол (или выписку из протокола) об избрании нового председателя товарищества. За несоблюдение сроков подачи документов грозит наказание по п.3 ст 14.25 КоАП — штраф 5000 рублей.

Подает документы новый председатель, предшественник не требуется.

Форма Р13014 заверяется у нотариуса. К нотариусу нужно принести протокол (выписку из протокола) общего собрания об избрании нового председателя, оригиналы учредительных документов товарищества, паспорт нового председателя, печать СНТ. У некоторых нотариусов есть возможность подать документы в налоговую о внесении изменений в ЕГРЮЛ в электронном виде. Тогда больше никуда идти не придется. Госпошлину платить не нужно.

Сам процесс государственной регистрации не должен занять больше пяти рабочих дней со дня подачи документов в налоговую.

Официально новый председатель сможет выполнять свои обязанности с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ. Но ничего не случится страшного, если передача дел начнется непосредственно после оглашения результатов выборов и подачи документов в налоговую.

Передача дел. Список документов

Порядок передачи дел при смене органов управления товарищества законом ФЗ-217 не оговорен. Значит, этот порядок желательно прописать в уставе товарищества. Даже несмотря на то, что это положение не входит в число обязательных для устава СНТ (ст.8 ФЗ-217).

Можно, например,  включить в устав раздел  “Порядок передачи дел при смене председателя СНТ”. В нем прописать:

—  состав комиссии по передаче дел (создается распоряжением нового председателя, включает в себя, например, бухгалтера, прежнего председателя, членов ревизионной комиссии, правления…)
—  сроки работы комиссии (определяются в распоряжении, не могут быть более месяца)
—  порядок оформления результатов работы комиссии (акт приема-передачи документов с подписями всех членов комиссии)
—  порядок действий правления в случае неожиданного выбытия председателя (экстренное заседание, подготовка к проведению внеочередного собрания для избрания нового председателя).

Какие документы должны передать

Нужно учесть, что даже в условиях мирной смены председателя каких-то документов может просто не оказаться. Это вопрос грамотного организованного делопроизводства в товариществе.
Не стоит зацикливаться на мелочах — много ли идеальных СНТ с безупречным состоянием дел? Сконцентрируйтесь на главном: должны быть учредительные документы, уверенность, что сдана необходимая отчетность, уплачены налоги; понятно состояние счета, сделаны сверки с контрагентами — нет ли долгов у вас и перед вами, актуален ли реестр садоводов, у кого долги по взносам, есть ли протоколы общих собраний…

Список документов примерный, он может варьироваться с учетом специфики того или иного СНТ, особенностей ведения делопроизводства и учета.

Учредительные:

— устав
— свидетельство о государственной регистрации юридического лица  (ОГРН)
— свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)

Внутренние документы:

— приказы товарищества
— журнал учета выданных доверенностей
— журналы входящих и исходящих документов (письма, исковые, заявления, ответы, акты госорганов, запросы в органы…), сами документы
— внутренние регламенты, положения, реестры

Протоколы:

— общих собраний членов товарищества
— заседаний правления
— заседаний ревизионной комиссии

Сметы и отчеты:

-приходно-расходные сметы
-финансово-экономические обоснования (ФЭО)
-отчеты ревизионной комиссии
-отчеты об исполнении смет

Реестр членов товарищества и индивидуалов в актуальном виде

Кадры:

— трудовые договоры товарищества с гражданами, договоры ГПХ
— должностные инструкции
— табели учета рабочего времени
— отчеты по авансам и зарплатам
— журналы инструктажей

Имущество и земля:

— акты инвентаризации имущества
— документы о праве собственности на имущество
— проектная и исполнительная документация по объектам инфраструктуры
— технические документы (паспорта счетчиков, акты поверки и т.п.)
— проект планировки и застройки территории, проект межевания, постановление о выделении земель…
— документы по скважине (лицензия, отчетность)

Бухгалтерия, учет и отчетность:

— письмо о присвоении кодов статистики
— извещения страхователю из Пенсионного фонда, ФСС, ФОМС
— расширенная выписка о движении денежных средств по расчетному счету товарищества (распечатать из клиент-банка за один год или получить в банке за более длительный период), отметка об остатках средств на дату передачи
— справка об открытых счетах в банках
— регистры бухгалтерского учета или оборотно-сальдовые ведомости
— налоговая и бухгалтерская отчетность
— первичные учетные бухгалтерские регистры
— учетная политика товарищества
— налоговые регистры
— отчетность по страховым взносам в фонды
— документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения), справки о наличии штрафов, пени
— журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных при использовании общей системы налогообложения
— документы от поставщиков — товарные накладные, акты выполненных работ (услуг), контакты поставщиков
— договоры с контрагентами за период не менее 3 лет
— акты сверок с контрагентами
— данные по дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на дату передачи
— база данных бухгалтерской программы, доступ к облачной базе бухгалтерской программы
— для сайта товарищества — реквизиты доступа к хостингу, управлению доменным именем

Печать товарищества и штампы

Если у Вас имеются вопросы по данной теме или необходима консультация и помощь — вы можете написать нашим специалистам через форму обратной связи — и мы обязательно рассмотрим обращение!